Sådan planlægger du en firmasommerfest med fokus på økonomi og omkostninger
Valg af lokation og forplejning uden overraskelser på regningen
Udgifter til lokaler og forplejning kan hurtigt vokse sig store, når der skal planlægges firmasommerfest. Særligt i større byer ligger prisen for et selskabslokale ofte mellem 5.000 og 15.000 kroner for en aften, alt efter placering og faciliteter. Mange vælger derfor at afholde festen i virksomhedens egne lokaler, hvis det kan lade sig gøre, da det ofte giver en betydelig besparelse. Skal arrangementet holdes udendørs, kan det være nødvendigt at leje telt og ekstra udstyr. Her ligger prisen for et telt med plads til 50-70 personer typisk omkring 7.000 kroner, inklusive borde og stole.
Forplejningen kan varieres en hel del. Det kan for eksempel være klassisk grillbuffet, streetfood eller mad udefra. Prisen pr. person starter ofte omkring 100 kroner og kan nå op på 350 kroner, hvis man vælger lidt mere eksklusive retter. Mange vælger en buffet, hvor det på forhånd er aftalt, hvad prisen pr. deltager er. Det gør det lettere at holde styr på budgettet. Man kan også selv stå for dele af maden, for eksempel bage brød eller lave salater, og så bestille hovedretten udefra. En anden mulighed er et sammenskudsgilde, hvor alle tager lidt med. Det styrker sammenholdet og kan holde udgifterne nede, og for dem der ønsker en ekstra sommerlig detalje, kan isvogn til firmafesten
skabe stor begejstring uden at sprænge budgettet.
Aktiviteter for alle med underholdning der ikke sprænger budgettet
Underholdning behøver ikke koste meget for at sætte gang i festen. Der findes mange aktiviteter, som enten er gratis eller kan laves for et beskedent beløb, hvis man tænker lidt kreativt. Klassiske lege som stafetløb, kongespil og quizzer kræver mest planlægning, ikke penge. Ofte har virksomheden allerede rekvisitterne liggende, eller medarbejderne kan bidrage med det, der mangler.
Hvis der ønskes mere organiseret underholdning, kan man leje en musiker, en komiker eller en tryllekunstner fra cirka 2.000 kroner og op. For mindre virksomheder på omkring 30 personer kan et aktivitetsbudget på 1.500 kroner række til rekvisitter, små præmier og måske en photobooth med sjove hatte og briller fundet i genbrug. Større selskaber kan vælge at bruge lidt mere, men ofte kan medarbejderne selv afvikle aktiviteterne. Det kan være oplagt at udpege et festudvalg, som får et fast beløb at planlægge for, så økonomien er på plads fra starten.
Drikkevarer og snacks med fokus på besparelser
Drikkevarer fylder ofte en stor del af festbudgettet. Priserne varierer, men en tommelfingerregel siger, at man til en sommeraften bør beregne cirka fire øl eller sodavand samt to glas vin pr. deltager. En kasse øl eller sodavand koster som regel 70-120 kroner, mens en flaske vin fra supermarkedet kan fås for omkring 40-60 kroner. Ved at købe større mængder samlet kan prisen pr. person holdes under 50 kroner, hvis man serverer øl, vand og vin uden de store armbevægelser. Når der også ønskes drinks, stiger udgiften hurtigt, især hvis der skal være flere varianter. Et lille drinksbord med udvalgte muligheder og en fast mængde pr. deltager kan være en god måde at styre forbruget på.
Her er et eksempel: Et firma med 40 personer handler drikkevarerne ind i supermarkedet. De regner med fire øl á 10 kroner, to sodavand á 6 kroner, og to glas vin pr. deltager. Det svarer til én flaske vin til fire personer (10 flasker á 50 kroner). Det giver 1.600 kroner til øl, 480 kroner til sodavand og 500 kroner til vin. Samlet 2.580 kroner eller 64,50 kroner pr. person, så længe der ikke skal suppleres undervejs. Snacks som chips, nødder og småkager kan købes for 10-15 kroner pr. person, især hvis der er gode tilbud. Dermed kan drikkevarer og snacks til hele aftenen holdes under 80 kroner pr. deltager med lidt planlægning.
Transport og logistik uden uforudsete udgifter
Transport til og fra festen overses let, men kan hurtigt blive en større udgift. Nogle virksomheder betaler taxa hjem til alle medarbejdere, hvilket kan løbe op i 250 kroner pr. person, hvis festen ikke holdes centralt. Offentlig transport er ofte billigere, og det er muligt at købe gruppebilletter eller dele rejsekort, som ved flere deltagere kan give rabat.
For arrangementer uden for byen er det oplagt at overveje at leje en bus, særligt hvis mange skal med. Prisen for en bus med plads til 50 personer ligger ofte fra 3.500 kroner for en aften, men afhænger af afstand og tidspunkt. Alternativt kan medarbejderne opfordres til at køre sammen, hvilket både kan give en hyggeligere hjemtur og spare penge. Det er en fordel at give besked om parkeringsforhold på forhånd, så der undgås bøder og ekstraudgifter.
På selve dagen er det også værd at tænke over logistikken. Udgifter til leje af service, køleskabe eller grill kan hurtigt snige sig ind på budgettet. Undersøg, hvad virksomheden eller medarbejderne allerede har adgang til, før der lejes udstyr. Ved at koordinere indkøb, planlægge transport og udnytte de ressourcer, der allerede er til rådighed, kan udgifterne holdes nede. Det gælder også når der er mange deltagere med.